L’une des tâches cruciales du gérant de SCI est sans doute la répartition des charges et dépenses. En effet, ce processus ne doit rien au hasard et suit une méthode précise déterminée lors de la rédaction des statuts. Mais quels sont les processus possibles ? Et comment garantir l’équité ? Explications.
Les méthodes de répartition des charges et dépenses
De manière générale, trois principes majeurs sont couramment utilisés en matière de répartition des coûts : la répartition au prorata des apports en capital, la répartition selon les quotes-parts de propriété et la répartition en fonction des droits de vote.
La répartition au prorata des apports en capital est la méthode la plus simple puisqu’elle se base sur les apports en capital des associés. Le plan de répartition est clair : chaque associé contribue proportionnellement à son apport initial. Néanmoins, le principe est rigide et peut avoir des inconvénients, par exemple en cas de dépenses imprévues. De plus, en fonction des revenus issus de l’activité de la SCI, cette alternative peut occasionner des déséquilibres.
En ce qui concerne la répartition selon les quotes-parts de propriété, cette dernière est particulièrement pertinente lorsque les associés ont des parts de propriété diversifiées et souhaitent que les charges et dépenses reflètent cette réalité. À long terme, cette méthode permet une gestion plus stable des coûts, en plus de favoriser un cadre sain pour les finances de l’entreprise. Cependant, la répartition selon les quotes-parts de propriété est complexe à gérer et augmente le risque de conflits en cas de désaccord sur la valeur ou le montant des dépenses engagées.
Enfin, la répartition en fonction des droits de vote offre une option démocratique où chaque voix compte dans la gestion fiscale et comptable de la SCI. Ceux qui possèdent un poids décisionnel important influencent directement la répartition des dépenses. Évidemment, cette solution peut marginaliser les associés minoritaires et créer des tensions si les associés majoritaires privilégient leurs intérêts.
Garantir l’équité dans la répartition des charges et dépenses
Vous l’aurez compris, une répartition équitable est non seulement cruciale pour maintenir une bonne entente entre les associés, mais également pour garantir une gestion saine de l’entreprise. Plusieurs solutions peuvent ainsi permettre d’y parvenir.
La mise en place de règles claires dès la création
Établir une convention d’indivision peut être un élément clé pour garantir une répartition claire des charges et dépenses de la SCI. Ce document encadre et précise la méthode de répartition des coûts, en mettant en lumière les principes fiscaux à respecter et en s’assurant que chaque associé contribue au budget de la société de la façon la plus équitable possible. Parmi les dépenses qui doivent être répertoriées, on retrouve notamment celles liées à la production, à l’immobilisation ou encore aux travaux spécifiques.
Bien entendu, tous les associés doivent être consultés et donner leur accord pour l’élaboration de cette convention.
La prise en compte des cas particuliers
Pour les SCI qui gèrent des biens en location, il est essentiel de prendre en compte la situation des associés qui ne résident pas dans le bien. Leur part des charges, en particulier les charges non déductibles ou les dépenses non liées à la production de revenus fonciers, pourrait être répartie différemment afin de refléter leur utilisation et bénéfice du bien.
Et lorsque des charges exceptionnelles (travaux importants, rénovations, etc.) sont nécessaires, une analyse précise de l’impact de ces coûts sur la SCI et chaque associé est indispensable. En fonction de leur part, les associés peuvent contribuer différemment, surtout si ces dépenses sont destinées à augmenter la valeur des parts de certains associés uniquement.
Une révision régulière de la répartition
La vie d’une SCI est parsemée de changements, de l’évolution des situations personnelles des associés aux modifications des quotes-parts de propriété. Une revue annuelle de la répartition des charges, au prorata des changements survenus, peut permettre de s’assurer que chaque associé contribue de façon équitable aux coûts et dépenses de la SCI. C’est en plus l’occasion de vérifier que la société reste en phase avec le régime fiscal choisi et que les déductions d’impôt sont bien optimisées.
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